O que é um workflow? Entenda e veja como automatizar processos

De acordo com um relatório da Zapier, 92% dos profissionais em pequenas e médias empresas confirmam que a automatização de workflows melhorou significativamente sua vida profissional. Mas afinal, o que é um workflow, quais são os tipos existentes e como escolher a melhor ferramenta para aplicar no seu dia a dia?

Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre workflow, desde os conceitos até as aplicações práticas, com destaque especial para o N8N, uma solução robusta e acessível disponível na plataforma SaveinCloud.

O que é um workflow?

Workflow, em tradução direta, significa "fluxo de trabalho" e representa muito mais que uma simples sequência de atividades. É um método estruturado que organiza, modela e automatiza a cadeia de tarefas dentro de uma organização. Por isso, ele contribui diretamente para melhorar a produtividade e reduzir falhas humanas.

Enquanto um processo pode existir sem um workflow, o contrário não é possível, pois o workflow é a consequência da existência dos processos.

Um workflow bem estruturado envolve diversos fatores como equipes, rotinas e processos, determinando o melhor caminho a ser seguido para cada atividade. Na prática, ele cria um mapa visual das tarefas necessárias, definindo sua ordem, responsáveis e interligações.

No contexto da tecnologia da informação, é possível automatizar completamente um workflow. Dessa forma, após definir o fluxo, os softwares especializados — como orquestradores, ferramentas de integração e sistemas de automação — executam as tarefas de forma automática.

Por que ele é importante?

Em primeiro lugar, os workflows aumentam a agilidade empresarial, já que aceleram os processos existentes. Além disso, facilitam a execução das equipes ao automatizar tarefas cotidianas, reduzindo erros e economizando tempo. A visualização clara do processo também melhora a comunicação entre o time e aumenta o engajamento.

Os workflows também são essenciais para:

• Melhorar a tomada de decisões através da mensuração do desempenho das tarefas;
• Otimizar a experiência do cliente com processos bem definidos;
• Garantir conformidade com regulamentos e normas (compliance);
• Identificar e eliminar gargalos, tornando os processos mais ágeis;
• Proporcionar maior visibilidade do trabalho, contribuindo para identificação e resolução de problemas.

No cenário competitivo atual, implementar workflows bem estruturados é uma estratégia que permite às empresas se destacarem. 

Tipos de workflow para diferentes necessidades

Existem diversos tipos de workflows que podem ser adaptados às necessidades de cada organização, por isso, entender as diferenças é importante para escolher o tipo mais adequado para o seu caso.

Classificação por estrutura de fluxo

O workflow sequencial é o mais comum, organizando atividades em ordem linear onde cada etapa só inicia após a conclusão da anterior. É ideal para processos previsíveis como aprovação de documentos ou vendas de produtos e serviços.

Por outro lado, no workflow paralelo, várias etapas podem ser executadas simultaneamente, acelerando a conclusão do processo. Este modelo é perfeito para tarefas independentes, como quando diferentes entrevistadores avaliam candidatos ao mesmo tempo.

Já o workflow baseado em eventos progride de evento para evento, permitindo retornar a pontos anteriores quando necessário. É muito utilizado em processos criativos que requerem revisões constantes.

Por fim, existe ainda o workflow orientado por regras, onde condições específicas determinam o avanço das etapas. Este modelo é essencial para processos como concessão de crédito, onde critérios predefinidos direcionam o fluxo.

Classificação por nível de automação

Os workflows também podem ser classificados pelo grau de automação:

• Totalmente manual: baseia-se em papel, com protocolos e assinaturas físicas;
• Semiautomatizado: apenas partes do processo são automatizadas; 
• Totalmente digitalizado: executado em aplicativos dedicados seguindo regras estruturadas.

O que são ferramentas de workflow?

As ferramentas de workflow são softwares que ajudam a criar, monitorar e automatizar fluxos de trabalho. Assim, elas reduzem o esforço manual e aumentam a eficiência das operações.

Essas ferramentas são essenciais em ambientes de desenvolvimento, operações, atendimento ao cliente, marketing, RH, T.I, entre outros. Elas permitem criar rotinas automatizadas como: envio de e-mails, atualizações em bancos de dados, integração entre sistemas, notificações, entre outras.

Um dos grandes diferenciais das ferramentas modernas é a integração com APIs e serviços em nuvem, o que permite criar automações complexas sem precisar programar do zero.

O que considerar ao contratar uma ferramenta de workflow?

• Suporte a APIs e protocolos: garanta compatibilidade com seu stack tecnológico;
• Customização vs. usabilidade: equipes técnicas preferem flexibilidade, usuários leigos buscam intuitividade;
• Escalabilidade: a ferramenta precisa crescer com sua demanda;
• Custos: avalie licenças, infraestrutura e suporte técnico;
• Segurança: critério vital para dados sensíveis (ex.: autenticação OAuth, criptografia).

3 ferramentas de workflow para automatização de processos:

Zapier

Zapier é uma das ferramentas de automação mais populares do mundo, voltada para usuários que querem conectar aplicativos com facilidade e sem escrever código. 

Sua proposta é simples: criar “Zaps”, que são gatilhos e ações entre mais de 6.000 aplicativos como Gmail, Slack, Google Sheets, Trello e muitos outros. A interface é intuitiva e ideal para equipes de marketing, vendas, suporte e pequenas empresas que querem automatizar tarefas repetitivas do dia a dia de forma rápida.

Tipo: automação de tarefas (no-code).

Destaque: facilidade de uso e grande variedade de integrações.

Ideal para: pequenas empresas e equipes de marketing que precisam integrar ferramentas sem programar.

Apache Airflow 

É uma plataforma open source robusta voltada para a orquestração de workflows complexos, especialmente em projetos de dados. 

Criado originalmente pelo Airbnb, o Airflow permite definir tarefas como código (Python), organizar dependências entre elas e agendar execuções. É amplamente usado em pipelines de dados, ETL, ciência de dados e engenharia de machine learning. 

Além disso, oferece uma interface web completa para monitoramento e gestão de workflows em produção.

Tipo: orquestração de dados e workflows complexos.

Destaque: muito usado em pipelines de dados.

Ideal para: engenheiros de dados, cientistas de dados e DevOps.

N8N

N8N é uma ferramenta de automação de workflows open source, focada em flexibilidade e controle. Com uma interface visual e centenas de integrações prontas, ela permite conectar APIs, serviços web, bancos de dados e aplicativos sem grandes dificuldades. 

Seu diferencial está na liberdade de personalização, já que os usuários podem hospedar o N8N em seus próprios servidores e criar lógica personalizada com JavaScript dentro dos nós. 

Por isso, é uma das favoritas entre desenvolvedores e equipes técnicas que valorizam segurança e controle total sobre os dados.

Tipo: automação de workflows (low-code).

Destaque: open source, altamente personalizável.

Ideal para: desenvolvedores que querem controle total sobre os dados e a lógica do fluxo.

N8N na SaveinCloud

Na SaveinCloud, você roda o N8N em uma infraestrutura otimizada, com servidores de alta performance, fácil escalabilidade e total segurança. Isso permite criar automações robustas, sem se preocupar com limitações de processamento ou manutenção de servidores. 

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