Briefing: o que é, qual a importância e como fazer

Se você trabalha com marketing, publicidade, design, desenvolvimento ou qualquer área que envolva planejamento e execução de projetos, com certeza já ouviu falar sobre briefing.

Mas será que você sabe exatamente o que é o briefing? Neste artigo, vamos aprofundar esse conceito, te explicar porque ele é tão importante, e é claro, como fazer um. Afinal, sem  um bom briefing é provável que a execução de um projeto não saia do papel ou até mesmo enfrente muitos problemas, já que ele vai determinar todas as etapas a serem seguidas rumo ao objetivo final.

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O que é briefing?

O termo "briefing" vem do inglês "to brief", que significa instruir ou informar. Em termos práticos, é um documento que reúne todos os dados essenciais sobre um projeto ou uma ação que será desenvolvida. Ele funciona basicamente como um guia que vai orientar todas as etapas do projeto.

Dessa forma, todas as pessoas envolvidas poderão ter um direcionamento claro para realizar as suas atividades.

Por que o briefing é tão importante?

Um briefing bem feito é importante para que todo mundo esteja na mesma página. Sem ele, o risco de desencontros, retrabalho e frustrações só aumenta.

Um bom briefing evita mal-entendidos em relação a objetivos, metas e limitações, garantindo que todos saibam exatamente o que é esperado. Além disso, ele economiza tempo e recursos, pois com as informações claras desde o início, é possível focar nas soluções sem desviar do escopo. 

Outro benefício importante é que o briefing ajuda a medir resultados. Ele define desde o início o que significa sucesso para o projeto, o que torna a avaliação muito mais clara. Por fim, ele aumenta a qualidade da entrega, pois equipes bem informadas produzem com mais assertividade.

Briefing: como fazer um? 

Agora que você já entendeu o que é um briefing, vamos para a parte prática: como fazer um. 

O mais importante aqui é lembrar que cada briefing deve ser personalizado. Usar um modelo como ponto de partida pode ajudar, mas ele precisa ser adaptado à realidade e às necessidades de cada cliente ou projeto. Quanto mais específico, melhor.

Mas embora cada área ou projeto tenha suas particularidades, existem alguns elementos que são praticamente universais e não podem faltar em um bom briefing, que são: 

1. Identificação do cliente e do projeto

Comece com as informações básicas: nome da empresa, área de atuação, histórico, contexto atual e, claro, o nome do projeto. Também vale listar os principais envolvidos e os canais de contato.

2. Objetivos do projeto

O que você quer alcançar com esse projeto? Os objetivos devem ser claros, possíveis de medir e realistas em relação ao tempo e aos recursos disponíveis.

3. Público-alvo

Quem são as pessoas que o projeto quer atingir? Detalhe o perfil desse público com dados demográficos (como idade e localização), comportamentais (hábitos, interesses) e até psicográficos (valores, estilo de vida), se possível.

4. Concorrência e mercado

Entender quem são os concorrentes e como o mercado está se comportando ajuda a enxergar oportunidades e riscos. Nessa etapa, pesquisas e análises de benchmark fazem toda a diferença.

5. Mensagem-chave

Qual é a principal mensagem que o projeto precisa transmitir? Pense no posicionamento desejado, no tom da comunicação e nos valores da marca.

6. Canais e formatos

Onde essa mensagem vai aparecer? Defina os canais (como redes sociais, e-mail, mídia impressa, landing pages etc.) e os formatos de conteúdo que serão utilizados.

7. Prazos e cronograma

Estabeleça datas para cada etapa do projeto e defina quem é responsável por o quê. Um bom cronograma ajuda a manter tudo no ritmo certo e evita atrasos.

8. Orçamento

Qual é o valor disponível para o projeto? Essa informação define o escopo, as possibilidades de execução e até os fornecedores que poderão ser contratados.

9. Indicadores de performance (KPIs)

Por fim, defina como o sucesso será medido. Estabelecer métricas claras permite acompanhar os resultados, fazer ajustes no caminho e comprovar o valor do que foi entregue.

10. Objeções e preferências pessoais

É importante entender o que o cliente não quer. Às vezes, um elemento visual pode transmitir a mensagem errada ou uma cor específica pode remeter a um concorrente direto. Saber o que evitar é tão essencial quanto saber o que incluir, e isso ajuda a evitar erros logo no início.

Por fim, sempre deixe um espaço para que o cliente compartilhe suas preferências ou observações adicionais. Pode ser algo simples, como uma referência visual, um tom de voz que ele gosta ou até uma ideia que quer testar. Esses detalhes ajudam a personalizar ainda mais o projeto e a garantir que o resultado final esteja alinhado com a expectativa dele.

Tipos de briefing

O briefing pode mudar bastante dependendo do tipo de projeto. Cada área tem suas necessidades específicas, e entender isso é essencial para criar um documento realmente útil. Veja alguns dos tipos mais comuns:

Briefing de marketing: focado em ações promocionais, lançamentos de produtos ou serviços, e estratégias de divulgação.

Briefing de design: usado para orientar a criação de identidade visual, peças gráficas, layouts e interfaces.

Briefing publicitário: comum em agências, serve de base para desenvolver campanhas e materiais de comunicação.

Briefing de TI: reúne as informações necessárias para o desenvolvimento de sistemas, aplicativos ou outras soluções tecnológicas.

Briefing comercial: apoia ações de vendas e prospecção, incluindo dados sobre o mercado, perfis de clientes e estratégias de abordagem.

Boas práticas na elaboração do briefing

Seja claro e objetivo: o documento deve ser de fácil compreensão e evitar jargões desnecessários. Envolva as pessoas diretamente ligadas ao projeto desde a elaboração, garantindo que informações relevantes sejam incluídas. Utilizar modelos e templates ajuda a não esquecer nenhum elemento importante. 

Valide o briefing com o cliente ou stakeholders antes de iniciar o projeto. E, acima de tudo, mantenha o documento atualizado ao longo do processo, ele deve refletir a evolução do projeto.

Hoje em dia, diversas ferramentas facilitam a criação e gestão de briefings. Formulários online como Google Forms, Typeform ou Jotform são ótimos para coletar informações de forma rápida, organizada e padronizada. Softwares de gestão de projetos, como Trello, Asana e Monday.com, ajudam a organizar e acompanhar o cumprimento do briefing. Plataformas de CRM e automação de marketing, centralizam dados, integram equipes e otimizam fluxos de trabalho, garantindo mais agilidade e alinhamento.

Vale lembrar que apenas o briefing não vai garantir o sucesso de um projeto ou ação, ele é apenas um dos primeiros passos que podem ajudar o time a alcançar os seus objetivos com menos problemas de comunicação e mais assertividade.